La méthode A3


La méthode A3 , mise en place par Toyota dans les années 70, est une méthode structurée d’analyse et de présentation dont l’objectif final est la résolution d’un problème ou le suivi de l’avancement d’un projet.Elle s’appuie sur la roue de Deming (PDCA) et favorise la présentation visuelle .
(La résolution de problèmes représente le cas d’usage le plus courant mais A3 peut être appliquée pour d’autre usages .
Ex : Démonstration de la pertinence d’une suggestion , Soutenir une demande d’investissement …

L’origine du nom ?
La méthode tient son nom du format de la feuille de papier utilisée pour la documenter : l’ISO A3 (de dimension 297*420 mm) .
Pourquoi un A3 et pas un A4 ou un A2 ? Parce que cette méthode consiste à faire figurer plusieurs informations en utilisant le maximum de chiffres et de graphiques sur le recto d’une seule page et A3 était la taille maximale qui peut passer dans un télécopieur (le fax) dans les années 60-70 .

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Pourquoi limiter la surface de documentation de la méthode ?
La surface limitée de la feuille incite à se concentrer sur l’essentiel , donc elle engendre la rigueur . Le fait de ne pas avoir beaucoup d’espace, rend difficile le “bla-bla”, les chiffres et les faits priment et c’était l’état d’esprit de Toyota qui impose aux employés de noter uniquement les informations prioritaires et les données clés sur le recto d’une feuille de papier A3 .

Depuis quelques années , Toyota incite tout le monde à passer au format A4 qui est encore plus petit .

Dans son ouvrage intitulé Le modèle Toyota : 14 principes qui feront la réussite de votre entreprise , Jeffrey K a interrogé David Baxter , vice-président du centre technique Toyota , ce dernier se débattait avec un rapport concernant le budget prévisionnel général du centre . Chaque fois qu’il mentionnait ce rapport , Jeffrey imaginais un gros pavé . Soudain il a réalisé qu’il s’agissait en fait d’une simple feuille de papier A3 , sur laquelle il avait inscrit tout le budget et quelques explications et c’était bien suffisant .

Autres avantages d’utiliser une seule feuille A3 comme support :
– La lecture et la compréhension du document sont plus faciles.

– Les feuilles A3 peuvent être facilement archivés et classés pour être réutilisés plus tard lorsqu’on fait face au même problème une autre fois (C’est une sorte de capitalisation du savoir faire de l’entreprise )

– La possibilité de la diffusion du savoir : le fait de pouvoir transmettre le A3 par fax permet la diffusion de savoirs qui permet un gain du temps très important (Des autres peuvent progresser plus vite en utilisant ma résolution du même problème )

– Une feuille de papier est un bon support du travail pratique lorsqu’on veut aller sur terrain . Elle se plie , se passe de mains en mains facilement et supporte la réécriture moyennant des crayons , des stylos ..

?Les avantages du support A3 sont nombreux .

Cependant , ces avantages ne révèlent rien de la vraie puissance de l’outil A3 qui possède évidemment d’autres dimensions .

L’intérêt de la pratique de la méthode A3 est bien plus profond !

Les effets invisibles mais réels de la méthode A3 :
Cet outil permet :
– De se formater à l’état d’esprit PDCA (Toyota dit qu’avant de produire des pièces, il faut “produire des hommes”)
(Cela sous-entend que vous ne pourrez pas produire des pièces d’un bon niveau de qualité, avec un bon taux de productivité, si vous ne vous appuyez pas sur des personnes qui sont compétentes, formées à résoudre des problèmes et bien entrainées .)
– De développer les compétences au sein d’une équipe
– D’aligner toutes les forces de l’entreprise sur l’atteinte des objectifs à moyen et long terme .
– La méthode A3 favorise l’analyse et la réflexion au problème en nous obligeant de passer par des étapes et éviter de sauter aux conclusions .
(Lorsqu’on saute directement à la solution , on ne résout que la partie visible du problème , on diminue les effets sans vraiment s’attaquer aux causes racines du problème donc le problème peut réapparaître , ou on résout le problème en créant d’autres . La méthode A3 nous évite de tomber dans ces pièges )

La structure d’un A3 :
On peut dire que l’A3 est une ”image papier” du cycle PDCA d’où la représentation suivante :

– ”P” = Plan
– ”DCA” = Do-Check-Act/Adjust

Cette division permet d’un côté la description détaillée des deux situations actuelle et visée et de l’autre la focalisation sur un petit nombre d’actions .
Les situations et les causes du problème prennent toute la moitié gauche de la page parce que la compréhension profonde de la situation est aussi importante que les actions qui peuvent l’améliorer .

Un exemple de modèle d’A3 utilisé dans les interventions :
Sur la partie gauche (le Plan) se trouvent les cases:

– Titre du A3
– Contexte
– Situation actuelle
– Situation visée ou recherchée
– Analyse des causes racines

Sur la partie droite (le Do-Check – Act/Adjust) se trouvent les cases :
– Plan d’actions
– Effets obtenus
– Suivi

Le titre du A3 :
Le titre résume le sujet de l’A3 en une phrase . On peut réécrire plusieurs fois le titre au fur et à mesure qu’on avance dans l’A3 .

Exemple : Une entreprise française veut “Réduire le poids financier du stock”. En commençant à analyser la situation, on remarque que la problématique porte surtout sur le stock de produits finis. Alors , le titre est devenu “Réduire le poids financier du stock de PF” . Ensuite, on a écarté les produits finis “exports” et le titre du A3 est devenu “Réduire le poids financier de son stock de PF France”.

Le contexte :
Dans cette case on écrit explicitement le problème à résoudre .
On pose deux questions : Quel est le problème ? et pourquoi est il nécessaire de faire ce A3 ?
Le contexte a deux rôles importants :
– N’importe quelle personne lisant le contexte aura une idée sur le problème à traiter dans l’A3 .
– Le client ou le manager peut voir si l’équipe A3 part ou pas dans une direction qui intéresse l’entreprise et participe à l’atteinte de ses objectifs sinon cette méthode va gaspiller les ressources humaines et causera une perte du temps .

La situation actuelle :
Dans cette case on décrit avec le maximum de précision la situation actuelle . Rien ne doit être laissé flou car ça reflète la compréhension du processus par l’équipe A3 .

Cette case peut comporter :
– Des graphiques (étapes de processus, histogrammes, courbes, …) avec libellés, données et %
– Des chiffres, des quantifications (poids, mesures, montants d’argent, % …)
– Des fréquences .

Par contre , elle ne doit pas comporter : des avis , des jugements personnels , des émotions , des objectifs à atteindre …

Exemple :

La situation recherchée :
Dans cette partie on indique l’objectif à atteindre qui doit être daté et quantifié (donc pas de ”améliorer ceci” ou ”augmenter cela”)
L’objectif global peut être constitué de plusieurs objectifs qui doivent tous être atteints .
L’objectif doit être ambitieux sinon , la méthode A3 serait inutile si on ne va pas changer grande chose .

Exemple (La même entreprise utilisé précédemment a fixé comme objectif ):

L’analyse des causes racines : Cette case est le cœur de l’A3 de résolution .
On doit poser une question fondamentale :
Qu’est-ce qui peut m’empêcher de passer de la situation actuelle à la situation recherchée ?
On fait une analyse des écarts entre la situation actuelle et la situation visée .
On commence par les causes primaires qui sont évidentes . Si on s’arrête à ce stade , probablement on va s’attaquer qu’à la partie visible du problème et ce dernier aura des fortes chances de réapparition dans le futur .
C’est pourquoi , chaque cause primaire doit créer ”une démarche 5P” (les 5 Pourquoi) qui consiste à poser successivement 5 fois la question Pourquoi ? pour finir avec la cause racine à un problème .
Pour les problèmes complexes , il sera préférable de réaliser un diagramme Ishikawa pour identifier et classer les causes qui participent à l’obtention du problème .

– Une cause primaire peut aboutir à plusieurs causes racines.

– Inversement, plusieurs causes primaires peuvent mener à la même cause racine.

Le plan d’action :
A chaque cause racine identifiée précédemment , des contremesures à prendre doivent être préparés .
Si l’analyse est bien faite et les causes racines sont bien identifiées , les contremesures deviennent presque évidentes .
S’il n’apparaissent pas assez évidentes , il est probable qu’on n’a pas bien déterminé les causes racines du problème , il faut donc revenir à l’étape précédente .

Le plan d’action contient bien évidemment des actions , et chaque action correspond à une contremesure à prendre pour supprimer une cause racine totalement .
Lorsque toutes les actions sont réalisées , le problème devrait être complètement et définitivement disparu sinon les étapes précédentes manquent d’analyse et le A3 n’est pas complet .

Les effets obtenus
Cette partie représente le ”Check” du PDCA.
On vérifie moyennant des mesures et des indicateurs si les résultats obtenus nous permettent d’atteindre les objectifs visés dans le délais prévus ou pas .
Si c’est le cas , le A3 peut-être clôt .
Remarque : on ne laisse jamais un A3 ouvert indéfiniment, car cela risque de démotiver tout le monde

Le suivi :
Cette partie permet d’ajuster les actions s’ils ne parviennent pas à résoudre le problème .
Si le problème est résolu , cette partie est utilisée pour verrouiller les contremesures et garantir la durabilité de la solution .

La case équipe et la signature :
Lorsque le plan d’action est terminé , les acteurs du A3 qui auront la responsabilité des actions doivent signer le document pour s’assurer qu’il ont bien compris le contenu de l’A3 et qu’il sont d’accord avec ce contenu. C’est donc un acte d’engagement et ça apporte le caractère ”officiel” .

Remarque :
Ces cases et leurs dispositions peuvent varier d’une entreprise à une autre .

Remarque :
Rédiger un rapport A3 nous permet de se familiariser avec la démarche PDCA , comprendre plus la différence entre un problème, une cause et une solution et apprendre à bien identifier les causes .

Les modèles de rapports A3 :
Il existe différents modèles qui dérivent tous du modèle Toyota .
Ce qu’on retrouve dans tous les modèles c’est le principe PDCA .
”Le fond prime la forme” . Ce qui est important c’est le fond du rapport A3 et non la conformité à un modèle particulier .

Conclusion :
Pour conclure : (ce qu’il faut retenir )

– A3 est une méthode de résolution de problème dont la caractéristique première est qu’elle doit être résumée sur une seule feuille de format A3 .

– C’est le format de la feuille qui a donné le nom à la méthode

– Le rapport A3 guide l’approche de résolution d’un problème en fournissant le parcours à suivre .

– Le A3 n’est ni plus ni moins qu’une représentation du PDCA
( Guider la résolution d’un problème en utilisant l’outil A3 est un garantit que ce problème sera traité selon la méthodologie PDCA )

– C’est un outil de communication et de travail en équipe. Un A3 ne se fait pas et ne peut pas se faire tout seul .

-Il s’agit d’un support essentiellement visuel , même s’il contient du texte . On préfère les schémas et les graphiques et on réduit la partie littéraire au minimum .
(Ichiro Suzuki , un ingénieur au centre technique Toyota , insiste toujours sur le management visuel .Il souligne l’importance d’utiliser des diagrammes et des graphes sur une feuille de papier .)

– C’est un outil facilement accessible (tout le monde peut le lire et le comprendre)

– La méthode A3 est un moyen de management performant et montre un état d’esprit qui favorise l’amélioration continue .

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